マイナンバーの取り扱い〜収集と本人確認の方法〜

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マイナンバー制度の開始によって、企業では、従業員等からマイナンバーを取得し、本人確認を行う必要があります。

従業員の配偶者については、社会保険関係において本人確認の取り扱いが異なるため注意が必要です。

※重要な点となりますので、是非ご確認頂き参考にしてください。

 

 

1.従業員以外(取引先・株主等)の場合

 報酬や地代家賃などの支払先と、直接対面してマイナンバーの提供を受けることができない場合には、書面による方法などがあります。

 継続して取引のある相手先からマイナンバーを提供してもらう場合は、「マイナンバー(個人番号)の提供をお願い」する旨の書面を送付して、そこに通知カード(コピー)や個人番号カード(両面のコピー)を貼付して郵送によって返送してもらう方法があります。

 この場合、送付書面に、あらかじめ住所・氏名を印字しておけば、番号確認のための書類が通知カード(コピー)であっても、運転免許証等の身元確認書類の提示を省略することが認められています(FAXによる返送は不可)。

 

 

2.本人交付用の源泉徴収票・支払通知書へのマイナンバーの記載について

 平成28年度分後の源泉徴収票や支払通知書から、マイナンバー(個人番号」または法人番号を記載して税務署等に提出することになりますが、平成27年10月2日の所得税法施行規則等の改正により、受給者交付用の源泉徴収票・支払通知書には、個人番号または法人番号の記載はしません。

 また、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書についても、支払を受ける者に支払調書の写しを交付する場合には、支払を受ける者及び支払者の個人番号は記載できません。

 

 

【参考】国税庁HP・お知らせコーナー

*「国税分野における社会保障・番号制度導入に伴う各種様式の変更点を更新しました。(平成27年10月30日)」

 https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/mynumber_modification.pdf

 

*「本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への個人番号の記載が不要になりました。(平成27年10月2日)」

 https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/mynumber_gensen.pdf

 

いよいよ開始されるマイナンバー制度の企業が知っておくべきQ&A

 

 平成27年10月から社会保障と税の番号制度(いわゆるマイナンバー制度) によって、個人と企業に個別番号の通知が開始される予定です。このマイナンバーにより国民一人ひとりが12桁の個人番号を持つこととなり、社会保険関連や税務署などへ届出する際に提示が義務付けられます。

 そもそもこの制度は、社会保障・税制度の効率化や透明性を高め、国民にとって利便性の高い公平で公正な社会を実現するための社会基盤( インフラ) と位置付けられています。この番号制度による恩恵がある反面、その取扱いや情報の管理については慎重な対応も求められることになります。

 特に従業員の社会保障関連手続きや税務事務を行う企業にとっても、今後は個人番号の取扱いを理解したうえで、実務を行うことが求められています。マイナンバー制度導入によりどう変わるのか、また企業の実務対応等についてQ&A形式で紹介します。

 

 

 

 

そもそも番号制度ってそのような制度で、どう変わるのか? ≫≫

 

番号制度で対応が求められる企業実務について ≫≫

 

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そもそも番号制度ってどのような制度で、どう変わるのか?

Q.マイナンバー制度とはどのような制度ですか?

 

A.マイナンバー制度とは、住民票を有する全ての人に1つの番号を付して、社会保障と税の分野で、それらの機関にある個人の情報が、同一の情報であることを確認するために活用されるものです。また、災害対策の分野においても活用されることが予定されています。

 1人に1つの番号が付されることから「マイナンバー」と呼ばれています。企業がこのマイナンバー制度に関係してくるのは、社会保障と税の分野ということになります。

 

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Q.マイナンバー制度の導入の目的と、期待される効果は何ですか?

 

A.マイナンバーは行政を効率化し、国民の利便性を高めて公平かつ公正な社会を実現する目的で導入されるものです。期待される効果としては大きく分けて次の3 つです。

 

@所得や他の行政サービスの受給状況が把握しやすくなるため、負担を不当に免れたり給付を不正に受けることが防止される。

A本人確認の書類提出といった処理が不要になるため、行政手続きが簡素化され、国民の負担が軽減される。また、行政機関にある自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになる。

B行政機関や地方公共団体などで種々の情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減される。これに伴って複数の業務間で連携が進み、作業の重複といった無駄の削減につながる。

 

 

Q.自分のマイナンバーはいつ分かるのですか?

 

A.平成27年10月から順次、住民票を有する個人へ12桁のマイナンバーが通知されることになっています。外国人の方でも住民票も持っていたり、中長期在留者や特別永住者に対してマイナンバーが付されます。

 この通知書は市町村から届きますが、不正に使われるおそれがある場合やその他特別な事情が発生した時を除き、一生変更されません。

 

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Q このマイナンバーは不正に利用される危険性はないのですか

 

A.情報保護の面から言うと、原則として個人情報保護法によって守られます。当然、不正に利用をすると、この法律によって処罰されます。さらに、特定の個人情報については個人情報保護法よりも厳しい番号法で保護措置を上乗せしています。

 そもそもこの番号制度は、社会保障と税そして災害対策の行政手続きのために、国、地方公共団体、勤務先、金融機関、年金・医療保険などに提供し利活用されるものであって、その他の目的には使用されません。

 もし、これらの目的以外のところでマイナンバーの提示や提供を求められた場合は不正利用をもくろんでいる可能性もあることから、マイナンバー利用の目的を速やかに確認すべきでしょう。

 

 

Q 自分の番号がどのように利用されたかを知ることはできないのですか


A.マイナンバーを使って自分の個人情報がどのようにやりとりされているか、ご自身で記録を確認できる手段として平成29 年1 月から「情報提供等記録開示システム」が稼働する予定のようです。

 このシステムの導入によって、自分の個人情報をいつ、誰が、なぜ提供したのかを確認できるようになります。



Q マイナンバーはいつからどのような場面で使用するのですか


A.平成28 年1 月から、社会保障、税、災害対策の行政手続きでマイナンバーが必要になります。例えば、税務署へ提出する確定申告書や法定調書等への記載や、年金・雇用保険・医療保険の手続き、生活保護・自動手当その他福祉関連の給付について申請書への記載が求められます。

 これらの手続きについては、事業主が個人に代わって手続きを行うこととされている場合もあります。このため、勤務先や金融機関にもマイナンバーの提出を求められることとなります。

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番号制度で対応が求められる企業実務について


Q 従業員の社会保険手続きや年末調整等でマイナンバーを取り扱う必要が出てくると思いますが、企業の実務に与える影響はどのようなものでしょうか。

 

A.企業は、従業員の個人番号を取得し、社会保険関係の届出や税務署への提出書類に従業員の個人番号を記載することとなります。

企業は、個人番号関係事務の実施者となりますので@個人番号の取得・本人確認A利用・安全管理B提供の各段階に応じて注意すべき事項があります。

 

 

Q @の取得と本人確認で、企業が従業員の個人番号を取得し確認する際の注意点があれば教えてください。


A.まず企業が従業員の個人番号を取得する時ですが、個人番号が記載されている通知カード又は、平成28年1月以降に希望者へ交付される個人番号カードが、本人のもので間違いがないか運転免許証や住民票などで行います。但し、従業員に扶養家族がいる場合、その扶養家族については扶養者である従業員に本人確認義務がありますので、企業は従業員の扶養家族の個人番号まで確認を行う必要はありません。 

 

 

Q Aの利用・安全管理面で注意すべき点はありますか


A.個人番号は、原則として番号法で定められている利用範囲を超えて利用することはできませんので、個人番号を含む特定の個人情報をむやみに利用・提供することはできません。安全管理面では、特定個人情報保護委員会のガイドラインに情報管理方法が示されています。また、この個人番号を社員番号として使用するはできませんので注意してください。

 さらに、企業は税務事務や社会保険関連事務の一部又は全部を税理士や社会保険労務士へ委託することがあります。委託を受けた者は委託をした者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。

 

 

Q Bの提供とはどのような行為でしょうか

 

A.提供とは従業員の個人番号を含む特定個人情報を第三者へ開示することです。但し、事業主が特定個人情報を第三者へ提供できるのは番号法第19条に定められている場合に限定されます。したがって、特定個人情報の提供を求められた場合には、その提供を求める根拠が番号法第19 条に該当するものかどうかを確認し、該当しない場合は要求を拒否する必要があります。

 中小企業が関係すると思われる、個人番号関係事務(税務事務・社会保険関連事務) 以外で、特定個人情報の提供が認められるケースを以下に列挙します。

 

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 特定個人情報の提供が認められるケースの代表例については、上記の通りですが、注意すべき点として従業員の子会社などへの出向や転籍に伴う手続きによるものがあります。

 子会社などに従業員が出向・転籍した場合に、出向元企業が従業員の個人番号などの特定個人情報を出向先企業に提供することは、目的外利用となり禁止されています(@の合併や事業承継の場合は可)

 

番号制度開始に向けた準備と対策

 

Q 企業が従業員以外で、例えば顧客や取引先等との対応で個人番号を取り扱うことはあるのでしょうか

 

A.企業が従業員以外の個人番号等が必要になるのは、平成28年1月以降に支払う株主への配当や専門家への報酬又は、家賃等について法定調書を作成するときです。例えば、株主へ配当金を支払う場合は、配当金の支払調書に株主の個人番号を記載するため、株主から個人番号を取得しなければなりません。そのため、所在等が明らかでない株主が存在する場合や株主数が多い場合は、所在( 本人) 確認と整理をする必要があります。

 これらの株主への配当金、専門家への報酬や不動産の貸主へ支払う家賃等については、数が多くなるほど本人確認手続きが煩雑になると思われますので、郵送による本人確認手続きも考慮しつつ手順を考えておくとよいでしょう。( 契約書等に個人番号を付記することは禁止されていますのでご注意ください)

 

 

Q 企業としてはどのような準備をすれば良いのでしょうか。


A.個人番号の取り扱いは、企業の人事総務又は経理部門といった機関が主となりますが、法定調書に関連する個人の取引が多い場合などは営業部門も関係してくることが予想されます。まずは、この個人番号の取り扱いについて、全社員向けに概要や企業内のでの取り扱いを周知することが必要になってくると思われます。

 また、昨今の企業活動では人事業務や経理業務がIT化されていることがほとんどだと思われますのでシステム対応も念頭に入れておくべきでしょう。例えば、源泉徴収票を税務署等へ提出する場合は個人番号の記載が必須ですが、従業員が住宅ローン等の借入れに金融機関へ提出する場合は個人番号を印字しないようにするなどのマスキングが必要です。さらに、人事や経理システム内に個人番号のデータが保管されている場合は、管理者がシステムを作動、又は閲覧可能な人間を制限し、誰がいつどのような形で入出力できたかを記録できるようにしておくことも求められてきます。

 

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経営者&実務担当者が知っておくべきマイナンバー制度の実務

 

平成27年10月よりマイナンバーの通知が順次開始されます。マイナンバーカード.jpg

 これによって来年1月からは税務関連手続や社会保険関連手続、さらに災害対策の分野でこのマイナンバーが利用されることになります。実務上、従業員の税務手続や社会保険手続を行う必要がある企業では、このマイナンバーを取扱う機会が増加します。

 当事務所が発行するニュースレターでは、本年4月号においてマイナンバー制度の概要について特集を組んでご紹介しておりますが、今回はいよいよ制度開始が目前に迫っている中で再度、企業におけるマイナンバーの実務対応について解説いたします。企業が今後求められるマイナンバーの実務についてその対応方法を解説するとともに、社内で求められるマイナンバーの管理体制整備について紹介しております。

 

 

Step1 今さら聞けないマイナンバー制度のおさらい ≫≫

 

Step2 経営者と実務担当者に求められるマイナンバー制度の実務対応 ≫≫

 

今さら聞けないマイナンバー制度のおさらい

【マイナンバー制度とは何か?】

マイナンバーの導入目的と利用範囲について

 

 マイナンバーは国の行政機関や地方公共団体などにおいて、社会保障・税・災害対策の分野で利用されます。マイナンバーを付することにより上記の分野において、それぞれ異なる機関にある個人の情報が同一のものであることを確認するために活用されます。これによって行政効率を向上させ、国民の利便性を高めつつ公平かつ公正な社会を実現するという目的があります。

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【マイナンバー制度導入までのスケジュール】

平成27 年10 月より順次通知開始予定


 マイナンバーは平成27年10月より住所、氏名、生年月日とともに「通知カード」に記載され交付されることとなっています。この通知カードは住民票を有する個人の住所へ市町村より送付されることとなっています。この時通知される12桁の番号( マイナンバー) は、不正に使われる恐れがある場合やその他特別な事情が発生した時を除いて、一生変更されません。

 なお、各機関での手続きの際にマイナンバーが必要になるのは、平成28年1月からです。また希望者を対象として、同じく平成28年1月から「個人番号カード」の発行ができます。この「個人番号カード」は、通知カードには掲載されない顔写真やIC チップ等の情報が追加されるので、身分証明書としての利用が可能です。( 個人番号カードの発行は無料で行えます)

 この個人番号カードでIC チップに記録される電子証明書を用いてe-TAX などの税務電子申請を行える他、図書館利用やコンビニなどで印鑑登録証、住民票などの各種証明書が取得できるようになります。

 

【マイナンバー利用における注意点】

マイナンバー利用の注意点は取得、利用、保管

 

 事業者などが個人のマイナンバーを利用する場合は、取得時、利用時、保管( 廃棄) 時に特に注意すべきポイントがあります。例えば従業員からマイナンバーを取得する際には、必ず利用目的を明示する必要があります。また、マイナンバー取得時の本人確認は厳格に行うことが求められていることから個人番号カードを取得しておらず通知カードのみの場合には、運転免許書や住民票などで本人確認を行うようにします。

 また事業者は、税務関連手続き、社会保険関連や雇用保険の手続きの際に従業員のマイナンバーを記載して各機関へ提出が求められます。

 そしてこれらマイナンバーの記載された書類の保管は、翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合や、所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合に限ります。不必要になった場合はできるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

 

経営者と実務担当者に求められるマイナンバー制度の実務対応

【マイナンバー制度で事業者がするべきこととは?】

 マイナンバーの主な取り扱いシーンを理解する

 

マイナンバー制度が開始された後、事業者がマイナンバーを取り扱う場面については主として@従業員の税務社保関連手続、A外部講師や専門家などへの報酬等に係る支払調書提出時、B株主への配当等の支払調書提出時になります。

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 なお、従業員パートやアルバイトといった雇用形態に関係なく、税務・社会保険関連の手続時には必要になります。また、配偶者や扶養親族のいる従業員の場合には、従業員本人分と合わせて、配偶者、扶養親族のマイナンバーも取り扱うこととなります。

 平成28年1月よりこれらの手続きにマイナンバーの記載が必要となることから、事業者としてはマイナンバーの取り扱いについて社内ルールを決めておき、マイナンバーの提示が必要な” 人” から随時収集することとなります。従業員に対しては、扶養控除等申告書などの提出を受けます。なお、扶養親族のマイナンバーは従業員が扶養控除等申告書へ記載することとなりますが、国民年金の第3号被保険者届のように手続きによっては扶養親族等のマイナンバー取得時に事業者が本人確認する必要があります。

 

【マイナンバー取得が必要な状況について】

 従業員の入社かから退社、結婚や出産時の取り扱いについて

 

新たに従業員を雇い入れた場合には、扶養控除等申告書へマイナンバーを記載して提出してもらいます。また、扶養親族がいる場合は扶養親族のマイナンバーも忘れずに記載してもらうようにします。また退職する際には「退職所得の受給に関する申告書」、「被保険者資格喪失届」の提出時にマイナンバーを取り扱います。これらの届け出書類は法令で定めている保存期間がありますのでその期間中は保存をしておき、期間が過ぎたものや、マイナンバーを使用する業務が終了した場合は、可能な限り速やかに復元不可能な方法で破棄する必要があります。

 なお、従業員が結婚し、姓や住所が変わった場合は、個人番号カードの記載事項が変更されますが、マイナンバー自体は変更されませんので追加の本人確認等は必要ありません。出産で扶養親族が増えた場合は、扶養控除等申告書への追加記載が必要です。

 

【マイナンバーの安全管理措置】

 経営者に求められるマイナンバー制度の社内管理体制

 

1.組織的・人的安全管理措置

@担当者の明確化

担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないように、取扱責任者( 経営者など) 及び事務取扱担当者(経理総務担当者など) を予め明確に決めておく必要があります。責任者や担当者はマイナンバーの取得方法や、管理・保管方法を予め定めておくようにします。

Aマイナンバー制度についての適切な社内教育

従業員に対するマイナンバーの取り扱い注意喚起や、マイナンバー制度の概要周知などを含めて社内で教育を行うことも大切です。これによってどのような場面でマイナンバーが必要なのか従業員に理解を促し、効率的に事務業務を進めることが可能となります。

 

2.物理的・技術的安全管理措置

@マイナンバー管理・保管上の注意

マイナンバーを書面で収集した場合は、会社のルールに基づいて施錠可能なキャビネット等に保管し、勝手に持ち出しや閲覧ができないようにします。また、給与システム等にマイナンバーを入力しておく場合は、責任者や取扱担当者以外の者が触れることができないようにパスワードなどでログインができないようにしておくことも重要です。

Aマイナンバー利用時の注意点

事業者がマイナンバーの利用する目的は、主として税務関連手続、社会保険等手続になります。どのような書類や手続きに必要なのかを責任者と取扱担当者は良く理解したうえで、必要時には双方が利用したことを確認できるように報告体制( 稟議書提出など) を整えておくようにします。

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B社内システムが備えておくべき安全管理措置

個人番号の取り扱いは、企業の人事総務又は経理といった部門が主となりますが、法定調書に関連する個人の取引が多い場合などは営業部門も関係してくることが予想されます。

 また、昨今の企業活動では人事業務や経理業務がIT化されていることがほとんどだと思われますのでシステム対応も念頭に入れておくべきでしょう。例えば、源泉徴収票を税務署等へ提出する場合は個人番号の記載が必須ですが、従業員が住宅ローン等の借入れに金融機関へ提出する場合は個人番号を印字しないようにするなどのマスキングが必要です。さらに、人事や経理システム内に個人番号のデータが保管されている場合は、管理者がシステムを作動、又は閲覧可能な人間を制限し、誰がいつどのような形で入出力したかを記録できるようにしておくことも求められてきます。

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